Tudnál olyan autót vezetni, amelyiknek nincs műszerfala? Képzeld el, hogy nem látod a sebességedet, nem tudod, mennyi benzined van még, megfelelő-e az olajszinted, indexelsz-e éppen, fel van-e kapcsolva a tompított fényszóród, rendben van-e a keréknyomás stb. Meddig tudnál egy ilyen autóval biztonságosan közlekedni?
Hofer Noémi közgazdász, adószakértő
Hofer Noémi vagyok, jogi szakokleveles közgazdászként és okleveles nemzetközi adószakértőként, 22 éves gazdasági felsővezetői tapasztalattal a hátam mögött kis és nagy cégeknek kínálok gazdasági, pénzügyi, üzletviteli tanácsadást. Néhány éve a Forbes magazin a 20 legbefolyásosabb nő közé sorolt az üzleti életben.
Ahogy az autóvezetéshez szükséged van a fontos adatok folyamatos követésére, úgy a vállalkozásod vezetéséhez is rajta kell tartanod a szemedet néhány lényeges mutatón.
Éppen ezért a vállalkozásoknak is van „műszerfaluk” – a havi pénzügyikontrolling-jelentést nevezik így a szakzsargonban. Az elnevezés találó, mert ahogy az autó műszerfala mutatja a vezetőnek a sebességet, az üzemanyag szintjét és egyebeket, úgy a vállalkozás műszerfala is mutatja a vezetőknek a vállalkozás aktuális pénzügyi helyzetét és múltbeli teljesítményét.
Ezek a jelentések fontos információkat tartalmaznak: például a bevételeket, a költségeket, a nyereséget és a veszteséget, valamint a likviditási és cash flow állapotokat.
Ahogy az autó műszerfala időben figyelmezteti a vezetőt, ha valami nincs rendben az autóval – például ha kevés az üzemanyag, vagy ha túl nagy a sebesség –, úgy a vállalkozás műszerfala is figyelmezteti a vezetőséget, ha valami nem stimmel a pénzügyi állapotával. Például ha a költségek túl magasak, vagy ha a bevétel nem éri el az elvárt szintet.
A havi pénzügyi jelentés segít a vezetőknek nyomon követni a vállalkozásuk teljesítményét és időben korrigálni a problémákat, mielőtt súlyosabbá válnának.
A vállalkozásod „műszerfala”
Te miben méred a vállalkozásod sikerét? Pénzben – azaz profitban? A vevőid számában? A piaci részesedésedben? A márkád ismertségében? Az ügyfeleid és a munkatársaid elégedettségében?
A legtöbb vállalkozás ehhez hasonló szempontokat nevezne meg. Neked is érdemes definiálnod a sikert, és egyúttal kialakítanod a sikerességedet mérő és mutató egyszerű jelentésformát.
Mert hogyan is hozhatnál jó döntéseket, ha nem tudod, hol tart a céged? Például ha nem tudod, lesz-e elég pénzed a következő negyedéves működés finanszírozására, az olyan, mintha nem tudnád, lesz-e elég benzined a következő benzinkútig.
Ha egyszer kialakítasz egy strukturált, átgondolt, gyorsan elkészíthető és áttekinthető jelentéssablont (egyedül vagy gazdasági tanácsadói segítséggel), később évekig használhatod. És havi két-három óra időráfordítással képben leszel a cégeddel. Mérni tudod a sikert, a kitűzött céljaid teljesülését. Mindezt azért, hogy időben lásd, ha változik a szélirány, és mozdítanod kell a kormányt.
A havi jelentések használatával gyorsabb leszel, mint a versenytársaid. Mert a kisebb és közepes vállalkozások vezetőinek csak elenyésző része készít havi üzleti jelentést, és elemzi a kapott adatokat tapasztalt gazdasági szakember bevonásával. A többiek jelentős része lemarad, és nem értik, miért küszködik a vállalkozásuk folyamatosan, miért élnek egyik napról a másikra.
Hogyan lehet neked is havi pénzügyi jelentésed?
Egy jó pénzügyi riport összeállítása elsőre nem egyszerű feladat, pláne ha egyedül csinálod. Ezért sokkal jobban jársz, ha „bérelsz” egy gazdasági vezetőt havi néhány napra. Azaz keress meg egy pénzügyi és üzleti tanácsadót legalább az első hónapokra. Ha nem idegenkedsz a számoktól, utána már magad is boldogulhatsz.
Akár egyedül csinálod, akár szakértői támogatással, nem árt tisztában lenned az alapokkal, azaz hogy milyen adatokat, információkat hasznos összegyűjtened és átnézned minden hónapban. A folytatásban ehhez nyújtok néhány hasznos tippet.
Mi legyen a vállalkozásod havi jelentésében?
1. Pénzügyi mutatók
Kezdd a pénzügyi mutatókkal. A havi aktuális számaid alapján összesítsd őket. A következő adatokra koncentrálj:
- Bevétel
- Költségek
- Adózás előtti és az adózott nyereség
- A bevételarányos nyereség százalékos mértéke
- A költségek bevételekhez és egymáshoz viszonyított aránya
- EBITDA (kamat-, adófizetési, értékcsökkenési és amortizációs előtti eredmény)
2. Bankszámlaegyenleg
Ezután vess egy pillantást a bankszámlád egyenlegére. Nézd meg a havi nyitó és a záró egyenleg közötti különbséget. Növekedést értél el? Akkor a cash flow kimutatásod pozitív lesz. Csökkent az egyenleged? Ne aggódj, ez nem feltétlenül jelenti azt, hogy elszórtad volna a pénzed, csak azt, hogy elköltötted. Például árukészletre, anyagokra, vagy a folyó informatikai beruházásod számláit fizetted ki. Arra ügyelj, hogy mindig legyen elég pénz a számládon a várható kiadások fedezésére.
3. Követelések és tartozások
Vizsgáld meg a vevői követeléseidet és a szállítói tartozásaidat. A fizetési határidőn túliakat különös figyelemmel. Mi a késések oka? Esetleg megoldatlan vitád van egy partnereddel, és azért nem fizet?
Alaposan elemezd a költségszámláidat, és vesd össze őket az üzleti terved havi értékeivel.
Kíváncsi vagy a folytatásra? A további tudnivalókat Hofer Noémi blogján elolvashatod!
Fotó: Getty Images
