Tisztességes piaci árakkal dolgozik a vállalkozásod, van is forgalmad, és mégis alig marad pénzed, amit osztalékként kifizethetnél évzárás után? Vajon hol lehet a hiba?
Hofer Noémi közgazdász, adószakértő
Hofer Noémi vagyok, jogi szakokleveles közgazdászként és okleveles nemzetközi adószakértőként, 22 éves gazdasági felsővezetői tapasztalattal a hátam mögött kis és nagy cégeknek kínálok gazdasági, pénzügyi, üzletviteli tanácsadást. Néhány éve a Forbes magazin a 20 legbefolyásosabb nő közé sorolt az üzleti életben.
Ha ezen töröd a fejed, nem vagy egyedül. Ez az egyik leggyakoribb kérdés, amit pénzügyi, üzleti tanácsadóként az ügyfeleimtől kapok. Ha a bevételek rendben vannak, nem ördöngösség a profit másik összetevőjére, a kiadásokra gyanakodni. „Mikor vizsgáltad meg utoljára a költségeidet alaposan?” – ezzel a rutinkérdéssel szoktam a kérdésükre válaszolni. A válasz pedig gyakorta az, hogy „Ó, hát azok nem jelentősek! Néhány kisebb tétel, nem is igazán számítanak.”
Ilyenkor egy régi kollégám jut eszembe, aki reggel úgy érkezett munkába, hogy egyik kezében a pékségben vásárolt két kakaós csiga, másik kezében a kávézóban vett XXL-es latte volt. Ebédelni mindennap a sarki kisvendéglőbe járt, és délután még kiugrott a boltba egy Magnumért. Aztán a hónap végén panaszkodott, hogy nem jön ki a fizetéséből, pedig alig költ valamire, az autóját sem cserélte le már vagy öt éve.
Ha összeadod a vállalkozásod jelentéktelennek bélyegzett kiadásait, az elhanyagolt költségtételek milliós összeget tehetnek ki még egy kisebb cég esetében is. A legtöbb vállalkozó ösztönösen jobban figyel a nagyobb költségekre, de az apróbb, naponta felmerülő kiadások kontrollálására nem jut elég energia. Hogy egy hasonlattal éljek: nem elég, ha kicseréled az elöregedett vízvezetékeket a lakásodban, nehogy csőtöréshez vezessenek. Arra is ügyelned kell, hogy a csapok ne csöpögjenek.
Felelős vállalkozóként valószínűleg nem hanyagolod el az anyag- és árubeszerzési költségeidet. Tudod, hogy jelentős tételek vannak a kiadási oldalon, ezért több árajánlatot kérsz be. Tárgyalsz a potenciális beszállítókkal, és stabil beszállítói kapcsolatok kiépítésére törekszel, mert azt is tudod, hogy ez segíthet csökkenteni a költségeidet. Nagyon helyes.
Hasonlóan figyelsz a munkaerőköltségekre, ami a vállalkozások többségénél az egyik legnagyobb kiadás. Gondosan megtervezed, számolsz a szezonalitással, kihasználod az adózási és a pályázati lehetőségeket. Ez is helyes.
Ezt a gondosságot követed még néhány költségfajtánál, köztük a rezsiköltségeknél és a marketingköltségeknél…
…és akkor egyszer csak elfogy a türelmed és az energiád.
Tudom, nem lehet folyton a pénzt számolni, dolgozni is kell, bevételt kell termelni, ügyfelekkel tárgyalni, irányítani a beosztottakat, ügyeket intézni. De neked pedig azt kell tudnod, hogy nem elég a kiadások nagyjára odafigyelni. Az aprajára is kell. Mert a jelentős összegeket felemésztő, látványos költségkategóriákon túl jócskán vannak még ráfordítások, amelyek lassan, de kitartóan faragják le a profitodat.
Milyen vállalkozói költségek igényelnek nagyobb odafigyelést?
Milyen vállalkozói költségek igényelnek nagyobb odafigyelést?
Vagyis hol tudnál még megtakarítást elérni? Ehhez adok neked az alábbiakban egy gyakorlatias útmutatót.
A jó hír az, hogy ha megbízható könyvelővel dolgozol, nem neked kell (még egyszer) összeállítanod és rendszerezned az év során felmerült apróbb kiadásokat. Kérd el a könyvelődtől a vállalkozásod főkönyvi kivonatát. Abból is a legfrissebbet, ami az idei évre vonatkozik és a tavalyi teljes évest.
Ezután a pénzügyi kontrolling rejtélyesnek tűnő vizeire evezünk – de ne ijedj meg, nem olyan bonyolult a feladat. Ezt az elemzést ajánlott havonta, de minimum negyedévente elvégezned.
A főkönyvi számla
Keresd meg az 5-ös számmal kezdődő főkönyvi számlákat. Mindegyikhez egy hosszabb szám és egy beszédes elnevezés tartozik (pl. „541. Bérköltség”). Itt lesz minden olyan nagyobb költséged (és a 8-assal kezdődő sorokon), amelyeket jól ismersz és amelyekkel többet foglalkozol. És itt lesznek a kisebb, rejtett költségek, amelyeket vagy elhanyagolsz, vagy azt sem tudod, hogy léteznek. Nézzünk meg közülük néhányat!
Online informatikai szolgáltatások
Ehhez a címszóhoz tartoznak a licensz-, a tárhely- és a felhőalapú szolgáltatások havi vagy éves előfizetési díjai. Ha egyszer kiválasztottad a megfelelő előfizetési csomagot, könnyű megfeledkezni ezekről a rendszeresen és automatikusan fizetett, egyenként kis összegű kiadásokról. Őszintén: te mikor nézted át őket utoljára? Pedig azt a magánpénzügyeikkel kicsit tudatosabban foglalkozó emberek is tudják, hogy a különféle havi előfizetéseken sokat lehet megtakarítani.
Telekommunikációs költségek
Egy újabb jelentéktelennek tűnő kiadási kategória, amin sok vállalkozó tudna faragni. Tedd fel magadnak a kérdést, hogy szükségetek van-e arra az adatmennyiségre, azokra a kiegészítő szolgáltatásokra, annyi telefonra és a hozzájuk tartozó ilyen-olyan előfizetésekre, amelyeket a kimutatásban látsz. Lehet, hogy egy kisebb és olcsóbb csomaggal is könnyedén boldogulnátok? Lehet, hogy egy másik szolgáltatónál olcsóbban megkapnátok ugyanezt a csomagot?
Bérleti díjak
Ez a sor ömlesztve tartalmaz egy csomó tételt, ezért sok vállalkozó számára értelmezhetetlen. Itt fel is adják, pedig csak még egy lépést kellene tenniük. A kulcsszó a főkönyvi analitika. Kérd el ezt a dokumentumot is a könyvelődtől! Egy olyan kimutatást küld neked, amely beérkezett számlánként részletezi a kért főkönyvi sor tartalmát. Most már láthatod, hogy a bérleti díjak alatt található az irodabérlet, a gépjárműbérlet, az irodai eszközök bérleti díja.
Talán az iroda bérleti díját pontosan ismered, mert az egy nagyobb tétel. A rugalmas munkavégzési lehetőségek, a távmunka elterjedése sok vállalkozás számára lehetővé tenné az irodai tér csökkentését, amivel jelentős költséget spórolhatnak meg. Lehet, hogy e tekintetben már te is léptél, és kisebb irodába költöztetek. Helyes.
Na de az autód bérleti díjára is fordítasz ennyire gondos figyelmet? Biztos, hogy a jelenlegi inflációs környezetben is megéri a bérleti vagy lízingkonstrukció? Biztos, hogy szükséged van ilyen nagy autóra? Nem lehetne olcsóbban megúszni?
És akkor ott vannak a monumentális irodai eszközök. Még mindig bérelsz egy ipari méretű nyomtatót, pedig már alig használjátok? A papíralapú adminisztráció jórészt a múlté. Ha ti is bevezettetek már egy elektronikus dokumentumkezelési rendszert, nem lenne jobb visszaadni a gigászi készülékeket vagy lecserélni őket sokkal kisebbekre?
Kíváncsi vagy, milyen további költségekre érdemes odafigyelned? Olvasd el a folytatást Hofer Noémi blogján!
Fotó: Getty Images
